Direction générale des services

La Direction générale des services se compose des services suivants :

1. Bureau d’ordre
2. Service des archives
3. Service de la coordination et du suivi
4. Service des réclamations
5. Service de la gestion des affaires du Conseil

Les missions et attributions de ces services sont définies comme suit :

Bureau d’ordre

Ce service est chargé de :

• tenir l’ensemble des registres du courrier arrivée et départ ;
• enregistrer le courrier reçu par la Commune et le transmettre aux services compétents ;
• veiller à l’enregistrement de toute la correspondance, entrante ou sortante, des services communaux et à son archivage ;
• enregistrer et contrôler tout le courrier sortant des services communaux et des annexes administratives ;
• recevoir le courrier adressé à la Commune par les services extérieurs et le distribuer aux bureaux des annexes administratives après visa du Directeur général ou de son suppléant ;
• distribuer le courrier émis par la Commune de Kénitra selon les instructions.

Service des archives

Ce service est chargé de :

• collecter, documenter et conserver les documents relatifs à la gestion des affaires locales afin de les classer, de les organiser et de les mettre à la disposition des citoyens, des fonctionnaires et des chefs de services et de divisions de la Commune ;
• conserver les délibérations et les arrêtés réglementaires communaux ;
• conserver les conventions conclues par la Commune ;
• conserver les cahiers des charges ;
• conserver les plans et cartes de la ville ;
• stocker toutes les références juridiques, les reproduire et les intégrer dans les systèmes informatiques ;
• numéroter, enregistrer et classer les différentes références juridiques et réglementaires ;
• conserver les documents relatifs aux marchés publics et aux contrats de concession ;
• conserver les documents d’urbanisme (plans d’aménagement, plans sectoriels et plans de restructuration) ;
• conserver les documents relatifs aux recherches et études.

Service de la coordination et du suivi

Placé sous l’autorité directe du Directeur général des services de la Commune de Kénitra, ce service est chargé de :

• exercer une partie de ses attributions liées à la coordination et à l’animation entre les différentes divisions et services communaux ;
• suivre les projets réalisés par la Commune et rassembler les rapports d’activités et de réalisations de chaque service ;
• assurer la coordination entre les différents services de la Commune ;
• élaborer des rapports annuels sur les activités de la Commune ;
• recevoir les télégrammes adressés à la Commune et les orienter selon leur objet ;
• effectuer le contrôle juridique préalable des décisions du Conseil ou de l’administration ;
• contribuer à la rédaction des décisions communales ;
• organiser et superviser les activités de gouvernance participative organisées par la Commune ;
• représenter la Commune lors de rencontres sur la gouvernance, au niveau national ou international, sur instruction du Président ou du Directeur général ;
• préparer et rédiger le programme d’action de la Commune sous la supervision du Directeur général et en coordination avec tous les services concernés.

Service des réclamations

Ce service traite les réclamations des usagers des services communaux et des habitants de Kénitra. Il est chargé de :

• recevoir, enregistrer et transmettre les réclamations aux services concernés pour instruction, puis suivre leur traitement et les mesures prises ;
• recevoir directement les plaignants et établir une fiche pour chaque réclamation ;
• informer et orienter les plaignants si nécessaire ;
• veiller au suivi des réclamations en coordination avec les autres services ;
• superviser le portail électronique permettant aux citoyens de déposer leurs réclamations en ligne ;
• superviser le numéro vert ;
• veiller à ce que les plaignants reçoivent une réponse dans des délais raisonnables.

Service de la gestion des affaires du Conseil

Ce service est chargé de :

• assister le secrétaire du Conseil dans la rédaction des procès-verbaux des sessions et des commissions ;
• suivre les travaux des organes du Conseil ;
• préparer les projets d’ordre du jour des sessions ;
• rédiger les procès-verbaux et rapports des organes du Conseil ;
• conserver les documents relatifs aux organes du Conseil ;
• suivre les travaux du Bureau et des commissions permanentes ;
• préparer les réunions des sessions du Conseil et des commissions permanentes ;
• préparer les dossiers et décisions soumis au visa de l’autorité compétente ;
• suivre l’exécution des délibérations du Conseil ;
• préparer les sessions ordinaires et extraordinaires ;
• aider les présidents des commissions à documenter les rapports et recommandations des commissions permanentes.